Dokumentni sistem
(DMS – Document Management System, MDS – Managed Document Services)
Delati v dokumentnem sistemu pomeni delati z informacijskim orodjem s katerim dokumente in informacije obdelujete procesno povezano v elektronski obliki. Nujno potrebni papirni del dokumentov bo seveda vedno obstajal, ker je del aktivnosti.
Marsikdo meni, da ima dokumentni sistem s tem, ko ima računovodski program (ERP) za obdelavo vhodnih in izhodnih računov, uradne pošte in podobne osnovne dokumente. Če je to en in edini del vašega poslovanja to seveda zadošča in dokumentnega sistema ne potrebujete.
Vam lasten način dela
Edina resnica pa je, da imate vi samo vam lasten način dela, postopke, aktivnosti, procese. Ta način dela je vam domač, znate po njem delati in z njim tudi opravljate vaše delo. Torej imate kombinacijo vam lastnih dokumentov, informacij, potrebnih aktivnosti, da delo pripeljete do rezultatov.
Naj jih naštejemo nekaj: rudarstvo, gozdarstvo, livarstvo, izdelava lesnih surovcev, strojegradnja, oblikovanje in izdelava lesnih izdelkov, prodaja ledomatov, logistika tekočih goriv, servis kmetijskih strojev, letalska in vesoljska industrija, pravno svetovanje,…
Kakšna je vaša dejavnost? Osnovna, posebna, specialna?
Le dokumentni sistem vam dobesedno opiše vašo obliko aktivnosti kot jih dejansko imate in vam jih nadgradi s naslednjimi koristmi:
- preglednost (vedno veste kje ste, imate resnične informacije, ne izgubljate časa s spraševanjem, klicanjem, pisanjem sporočil),
- hitrost (karkoli hitro poiščete, ni treba prebirati map, predalov, fasciklov, miz),
- rezultat (jasno razviden porabljen čas, merljivost aktivnosti),
- nižanje stroškov.
Le dokumentni sistem vas nato vodi po poti:
- prepoznavanja priložnosti za izboljšave in,
- pravočasnega zaznavanja odstopanj od pričakovanega.
Vsebina v dokumentnem sistemu kot besedilo, ne kot slike dokumentov
Glede dokumentov, ki procesno potujejo skozi dokumentni sistem je pomembno, da ne gre le za “slike” vsebin dokumentov ampak je dokument viden vsebinsko (besedilno, številke,…) in s ključnimi podatki (meta podatki) kot so recimo čigav je, kakšni so časovni roki, kaj vse je potrebno še narediti in podobno. S tega sledi, da dokument / informacijo najdete v nekaj trenutkih.
Kako natančno v resnici veste odgovore glede svojih dokumentov?
In kje se ti vam lastni dokumenti nahajajo? Kje so zapisane ključne informacije? Kje je spisek aktivnosti potrebnih za pričakovano dobro izvedbo dela? V resnici so dokumenti večinoma po mizah, mapah, na policah, v predalih in fasciklih. Ključne informacije v glavah sodelavcev, v beležnicah, na listkih,…
Opis aktivnosti pa bolj v predstavah in navadah sodelavcev prepuščenih počutju in zunanjim vplivom.
V najboljšem slabem primeru so vse naštete, za vas ključne stvari, zapisane razpršeno in nepovezano zapisne v več različnih programih in ne v enem kot je dokumentni sistem.
Torej je mnogo priložnosti za vsaj del digitalizacije če ne celo za postopno uvedeno dokumentnega sistema s vseh ključnih delih vašega poslovanja.
