Obdelava dokumentacije je ključna za vaše poslovanje. Naj vam dokumentacija v hitrem digitalnem svetu ne stoji neobdelana in zmanjšuje konkurenčnost, saj povzroča počasno poslovanje.
Na dnevni ravni poslujete z izjemno veliko količino dokumentov? Nikar jih ne obdelujte več na staromoden način, ko je vsak dokument krožil po podjetju, ko si je vsak zapisoval in shranjeval dokumente na svoj računalnik, saj s tem močno vplivate na uspešnost podjetja. Zapravlja se čas, odnosi med sodelavci so slabi, slabša se kvaliteta izdelkov in storitev, sodelavci so bolj obremenjeni, kar na dolgi rok tudi pušča posledice, pogosti so ugovori kupcev …
Delo, ki ga imate v svetu papirnih dokumentov, lahko v digitalnem zapeljemo drugače, bolj prijazno do uporabnikov in bolj učinkovito z vidika uspešnega poslovanja.
Ta sprememba se vsakemu podjetju kot strošek povrne izjemno hitro.
Digitalizacija dokumentov je ena od elementov digitalizacije poslovanja, ki reši številne praktične težave, pomanjkljivosti, zastoje … in s tem pozitivno vpliva na večjo učinkovitost podjetja.
Prednosti digitalizacije dokumentov
- Izjemen prihranek časa pri uporabnikih in vodenju,
- Bistveno bolj organizirano delo,
- Lažja komunikacija med ekipami in zunanjimi sodelavci,
- Večjo storilnost,
- Večja mobilnost,
- Večja varnost dela s podatki in njihovim upravljanjem,
- Zmanjšanje stroškov povezanih z rokovanjem s papirno dokumentacijo,
- Zaposleni prinašajo dodano vrednost podjetju, ker se ukvarjajo s koristnimi aktivnostmi,
- Prihranek prostora,
- Premosti oddaljenost med sodelavci, oddelki in enotami.
Komu je digitalizacija dokumentov namenjena?
Digitalizacija je namenjena družbam vseh velikosti ; manjšim podjetjem (podjetja do 10 zaposlenih), srednje velikim podjetjem in še posebej velikim organizacijam, kjer je pretok informacij najbolj težaven. Cilj vsem podjetjem mora biti prihranek časa in hiter ter enostaven dostop do dokumentov vsem zaposlenim od koder koli in kadarkoli.
Nekaj primerov digitalizacije dokumentov:
- potrjevanje dokumentov in podpisovanja pogodb,
- pohitritev in avtomatizacija postopka nabave,
- bolj tekoče planiranje, projektiranje in proizvodnja,
- digitalizacija in avtomatizacija procesov na izhodu podjetja (logistika, skladišče, prevozi, dostave …).
Digitalizacija dokumentov danes ne sme biti več vprašanje, ampak kvečjemu vprašanje o njenem obsegu. Če poslovanja do zdaj še niste spremenili in delujete na staromoden način, je sedaj skrajni čas za spremembo, sicer vas bo vlak sprememb prehitel. Današnje okolje je namreč izjemno hitro, izjemno konkurenčno, v številnih situacijah je potrebna takojšnja reakcije, ki pa je ni možno zagotoviti brez digitalizacije. Ne dovolite si, da vas na tem področju konkurenca prehiti.
