Uradni serviser in prodajalec:
24.05.2022 anderwald
Brezpapirno poslovanje

Brezpapirno poslovanje lahko jemljemo kot nujo, ki nas sili v spremembe. Udobneje pa jo je vzeti kot svobodno in naravno odločitev s katero uvajamo potrebne spremembe. V obeh primerih računamo na ohranjanje poslovne pozicije ali še raje doseganje ali ohranjanje rasti.

Avtomatizacija določenih aktivnosti, celega procesa ali celo poslovanja je način poti v brezpapirno poslovanje in sicer z naprednejšo uporabo obstoječe informacijske tehnologije ali uvedbo naprednejše.

Z avtomatsko digitalizacijo prejetih papirnih dokumentov in digitaliziranjem notranjih aktivnosti so notranji procesi zanesljivejši, učinkovitejši, natančnejši s tem pa vplivamo na delovne rezultate in ustvarjamo boljši finančni učinek.

Pot v brezpapirno poslovanje se začne pri vodstvu, pri razumevanju koristi, sprejetju poti in podpiranju sodelavcev vse čas priprav, uvedbe, izboljševanja projekta in nato vsakodnevnega izvajanja delovnih nalog.
Jasno naslovimo potrebnost investicije, vizijo, odločnost vodstva ter pripadnosti kadra. Izjemna korist projekta brezpapirnega poslovanja je pripadnost na operativni ravni. Hitrost uvedbe podpre določitev projekta kot prednostnega, strateškega in s strani vodstva podprtega.
Nujnost sprememb zagotovi sodelovanje pri uvajanju brezpapirnega poslovanja. Spremembe pa prinesejo miselni preskok, ki potem dolgoročno prinaša mnoge koristi sodelavcem, vodstvu in lastnikom.

Prav informacijska tehnologija kot so dokumentni sistemi, sistemi zajemanja in arhiviranja predstavljajo edino pot v brezpapirno poslovanje. Ključno pri IT sistemih je, da omogočajo hitro prilagoditev poti ali obravnave dokumenta in s tem posameznega opravila posledično pa prilagodite procesov, njihovo usklajevanje in prilagajanje.

Poslovanje brez papirja je najboljša platforma za uspešno konkuriranje na trgu. V proces poslovanja se vključi avtomatizacija procesov v vseh delih kjer se lahko avtomatizira ročno vnašanje in zajemanje podatkov. Sodelavci se tako ukvarjajo z vsebino in ne s stresom točnosti vtipkavanja številk, besed, ipd.

Podjetja vidijo v brezpapirnem poslovanju prednosti je pa uvedba povezana s občutnimi naložbami. Ob tem se seveda zavedajo nepotrebnih stroškov, izgub in stresa, ki ga vsakodnevno ustvarja ročno poslovanje. Naložba v brezpapirno poslovanje pomeni vsakodnevne koristi kot npr.;
– takojšen dostop do dokumentov in posamezne točno določene vsebine
– zmanjšanje stroškov hrambe dokumentacije (hranite le kar je res potrebno in koristno)
– zmanjšanje administracije
– zmanjšanje napak vpisovanja, prepisovanja in shranjevanja

Sodelavci, vodje in vodstvo lahko povezano namenijo čas za res koristne naloge in premagovanju resničnih poslovnih izzivov, ki so lahko:
– izboljševanje finančnega poslovanja, zagotavljanje finančne stabilnosti
– razvoj storitev in izdelkov
– negovanje dobrih odnosov med seboj in kupci.

Projekt se izvaja postopoma in tako omogoča prilagajanje glede na finančne vire. Na koncu pa podjetje vsekakor dolgoročno prihrani finance in čas.
S projektom izberemo in potrdimo razloge za uvedbo. Jasno opredelimo prednosti in kako jih doseči, spremljati, ohranjati in pravočasno prilagajati proces glede na zunanje in notranje spremembe. Pozorni smo na predsodke, ki se pojavijo pri uvajanju sprememb. Popišemo aktivnosti delovnih mest vezanih na zajemanje/vpisovanje podatkov in delovne procese za potrebe racionalizacije.

Seveda so v podjetju tudi drugi IT sistemi / programi (CRM, skladiščni, logistični,…) sistemi in pomembno je, da se na ključno potrebnih mestih sistemi med seboj povežejo kar se da dobro.

Naložbo vavčer za digitalni marketing spletno trgovino sofinancirata Republika Slovenija in Evropska unija iz Evropskega sklada za regionalni razvoj.

Kontaktirajte nas